Reflektioner från 2024

Bra:
- Positiv feedback från deltagare, särskilt crusingdeltagare som uppskattade det flyt som fanns i trafiken samt den ordning som kunde upprätthållas.
- Resursförstärkningar från Lifestar teamet med sjukvårdspersonal på fyrhjulingar hjälpte arrangemanget med både personal och material.
- Beslut om lokalt anknuten säkerhetsansvarig var en trygg tillgång.
- Föreningen vill verkligen köra igen och räknar då med en flerfaldig ökning av besökare om vädret stämmer.
- Mer om det under cruisingsträcka.

Reflektioner:
- Vädret (regn) påverkade deltagarupplevelsen något, men vi och våra besökare på plats hade superkul en underbar helg.
- Vid ytterligare arrangemang behövs bättre samverkan med Polisen för att vara beredda på oannonserade stopp i flödet.

Förbättringar och mål:
- Att vi får möjlighet att genomföra 2025

Crusingsträckan

Bra:
- Sträckans dubbelriktade upplägg uppskattades och minimerade trafikstopp.
- Samarbetet med polisen fungerade över lag väl trots hot om att stänga lördagen.

Reflektioner:
- Förväntningar på att återgå till cityrundsträckan kunde inte uppfyllas på grund av resursbrist samt
- Tillståndet matchade inte hur Varos och Polismyndigheten såg på situationen så formuleringar i tillståndet behöver finslipas på för att tydliggöra tider för avstängning av allmän trafik.
- Avsaknad av planering av crusingvärdars roller och positioner ledde till förvirring i leden.
- Räddningstjänstens direktiv om att hålla vägar fria följdes inte konsekvent.

Förbättringar och mål:
- En arbetsgrupp ska planera en optimerad sträcka och utbilda crusingvärdar för att undvika framtida missförstånd.
- Plan för att hantera köande bilar och dirigera trafik effektivt, särskilt vid hög belastning.

Crusingvärdar

Bra:
- Många uppskattade arbetet och har redan anmält sig till 2025.
- Ett flertal skänkte sina arvoden till föreningen.

Reflektioner:
- Matförsörjningen fungerade inte så mat distribuerades sent, vissa fick kall mat eller ingen alls.
- Nyrekryterade värdar utan erfarenhet krävde extra handledning.

Förbättringar och mål:
- Genrep 3–4 veckor innan evenemanget med utbildning och genomgång.
- Bättre kommunikation och arbetsbeskrivningar för varje position.
- ”Goodie bag” med viktiga förnödenheter och utrustning skall skickas med varje Cruisingvärd ut på sitt pass. Vatten, snacks, regnponcho, informationsmaterial.
- Rekryteringsinformation ska delas på föreningens hemsida och sociala medier.

Ordningsvakter

Bra:
- Ordningsvakterna hade god förflyttning med sina fyrhjulingar.
- Vaktchefens erfarenhet av uppdraget med god kontakt med polisen var positiv.

Reflektioner:
- Föreningen har som mål att involvera och förbereda mera för bättre styrning kommande år.
- Förhoppning finns även att kunna tydliggöra vinsterna med ambulerande vaktpar för att kunna sänka föreningens kostnader.
- Antalet med 20st ordningsvakter var oerhört överdrivet då täckningsområdet mer än väl täcktes upp med närvarande cruisingvärdar som vid behov kunde tillkalla ambulerande vaktpar.
- Sträckan kan absolut hanteras av 12 ordningsvakter på strategiska positioner varav 4st är rörliga på MC och det gäller även om besöksantalet skulle femdubblas.

Förbättringar och mål:
- Dialog med Polismyndigheten om detta kommer att diskuteras i samband med tillståndsansökan.

Trafikvakter

Bra:
- Engagerade medlemmar och supportrar med goda kontakter hjälpte till att säkerställa behovet av utbildad personal bemannade samtliga positioner till lördagen.

Reflektioner:
- Vissa i förväg medräknade trafikvakter saknade nödvändig utbildning, vilket skapade problem.

Förbättringar och mål:
- Föreningen tittar på att utbilda egna crusingvärdar till trafikvakter för att spara kostnader och säkerställa kompetens.

Knallar

Bra:
- Fotografier av området i ett tidigt skede hjälpte planeringen.
- Positiv feedback från flera marknadsknallar.

Reflektioner:
- Problem med strömförsörjning och placeringar av knallar.
- Toaletter specifikt för knallarna saknades, vilket är ett lagkrav.
- (Löstes genom att låsa vissa av de utplacerade med kodlås)

Förbättringar och mål:
- Ansvarsfördelning för knalletoaletter tydliggörs till knalleansvarig.
- Utöka antalet knallplatser och säkerställa funktionella lösningar för placeringar.

Sponsorer

Bra:
- Sponsorer bidrog med totalt 140,000:-.
- Ett externt företag kan anlitas för att stärka sponsringsarbetet men ju fler som bidrar desto mer sparar vi.
- Det finns redan sedan i somras en sida att hänvisa till https://varos.se/supporter/

Reflektioner:
- Det behövs ett mer tydligt ”erbjudande”

Förbättringar och mål:
- Sponsorteamet och marknadsföringsteamet ska samarbeta i symbios.
- Upprätta tydlig kommunikation med Summer Meet och befintliga sponsorer som Clas Brink.

Marknadsföring

Att hoppas på:
- Fickfoldrar distribuerades inte effektivt på grund av vädret och resursbrist.

Reflektioner:
- Annan typ av marknadsföringsmaterial längs infarter som tydliggör att det är Varos Cruising som arrangerar.
- Bättre banderoller på strategiska positioner.

Förbättringar och mål:
- Planscher på lyktstolpar likt valafischer skulle ha fungerat bättre än fickfoldrar.
- Dedikerad grupp för marknadsföring behövs. - Positioner är öppna för anmälan till styrelsen.

Övriga punkter

- Kalenderprojekt:
Initiativ för en 2025-kalender har tagits av en engagerad supporter och numera medlem där all avkastning går till föreningen och kan generera viss vinst. Beslut tas av styrelsen inom kort.

Beställ din pinup-kalender här: https://varos.se/kalender/

- Försäkringar:
Arrangörens ansvar för eventuella olyckor måste tydliggöras.

- Toaletter och sophantering:
 Bättre rutiner för sophantering och strategisk placering av toaletter för funktionärer och besökare behövs.

Ekonomi/Budget i stora drag

Inkomster:
- Bidrag från Västerås Stad: +200,000:-
- Marknadsknallar: +350,000:-
- Sponsring (Summer Meet): +100,000:-
- Övriga sponsorer: +50,000:-
- Swish: +50,000:-
- Totalt: +750,000:-

Utgifter:
- Ordningsvakter (20st /dag): -340,000:-
- Cruisingvärdar (40st/dag): -100,000:-
- Trafikvakter (5st/dag): -70,000:-
- El: -110,000:-
- Städning: -40,000:-
- Marknadsföring: -30,000:-
- Administration: -30,000:-
- Diverse övrigt: -30,000:-
- Totalt: -750,000:-