Som tidigare i samband med Västerås Summer Meet planeras Varos Cruising att genomföras den första helgen i Juli med
Marknadsknallar längs Sjöhagsvägen i enlighet med 2024
Torsdagen den 3/7 kl 17:00-01:00
Fre & Lör 4-5/7 12:00-01:00
Avspärrat för cruising efter sträckan planeras ske Fre & Lör 17:00-01:00
Intensivt arbete pågår kring hur cruisingsträckan skall se ut.
2024 års uppsättning: https://varos.se/cruisingkarta/
Kom med om medverka du också!
Registrera dig på webbsidan som medlem eller cruisingvärd så hör vi av oss: https://varos.se/bli-medlem/
Det finns också en fantastisk Pinupkalender att köpa för att stötta arrangemanget: https://varos.se/kalender/
Begränsad upplaga! Först till kvarn...
Utfallet 2024 innebär så här långt innebär därmed att föreningen har ett utgångsläge 150” SÄMRE än när vi startade föreningen 2023.
De 700” SEK som Staden budgeterat är för funktioner som trafikplanering, avspärrningar, toaletter, information, tjänstemannatid etc… det är absolut inget att orda om, för vi har haft ett exceptionellt samarbete och Staden och dess myndigheter har uttryckt att de verkligen vill fortsätta samarbetet.
Dock så är utgångsläget att 0 kronor finns att hämta för i år.
Så även om föreningen har ”lite pengar kvar i fickan” behöver vi vara ännu starkare och mer målinriktade för att klara av att genomföra Varos Cruising 2025
Dörren är som det verkar ännu inte helt stängd och vi kommer att ansöka om ytterligare stöd för 2025.
Föreningen beräknar ha ca 50” netto i kassan vid årsskiftet beroende på vilka typer av investeringar vi väljer att göra.
Här kommer ett sammandrag av det som diskuterades på vår medlemsträff i Västerås den 19:e Oktober.
/Munken
Ordförande Varos Cruising
Bra:
- Positiv feedback från deltagare, särskilt crusingdeltagare som uppskattade det flyt som fanns i trafiken samt den ordning som kunde upprätthållas.
- Resursförstärkningar från Lifestar teamet med sjukvårdspersonal på fyrhjulingar hjälpte arrangemanget med både personal och material.
- Beslut om lokalt anknuten säkerhetsansvarig var en trygg tillgång.
- Föreningen vill verkligen köra igen och räknar då med en flerfaldig ökning av besökare om vädret stämmer.
- Mer om det under cruisingsträcka.
Reflektioner:
- Vädret (regn) påverkade deltagarupplevelsen något, men vi och våra besökare på plats hade superkul en underbar helg.
- Vid ytterligare arrangemang behövs bättre samverkan med Polisen för att vara beredda på oannonserade stopp i flödet.
Förbättringar och mål:
- Att vi får möjlighet att genomföra 2025
Bra:
- Sträckans dubbelriktade upplägg uppskattades och minimerade trafikstopp.
- Samarbetet med polisen fungerade över lag väl trots hot om att stänga lördagen.
Reflektioner:
- Förväntningar på att återgå till cityrundsträckan kunde inte uppfyllas på grund av resursbrist samt
- Tillståndet matchade inte hur Varos och Polismyndigheten såg på situationen så formuleringar i tillståndet behöver finslipas på för att tydliggöra tider för avstängning av allmän trafik.
- Avsaknad av planering av crusingvärdars roller och positioner ledde till förvirring i leden.
- Räddningstjänstens direktiv om att hålla vägar fria följdes inte konsekvent.
Förbättringar och mål:
- En arbetsgrupp ska planera en optimerad sträcka och utbilda crusingvärdar för att undvika framtida missförstånd.
- Plan för att hantera köande bilar och dirigera trafik effektivt, särskilt vid hög belastning.
Bra:
- Många uppskattade arbetet och har redan anmält sig till 2025.
- Ett flertal skänkte sina arvoden till föreningen.
Reflektioner:
- Matförsörjningen fungerade inte så mat distribuerades sent, vissa fick kall mat eller ingen alls.
- Nyrekryterade värdar utan erfarenhet krävde extra handledning.
Förbättringar och mål:
- Genrep 3–4 veckor innan evenemanget med utbildning och genomgång.
- Bättre kommunikation och arbetsbeskrivningar för varje position.
- ”Goodie bag” med viktiga förnödenheter och utrustning skall skickas med varje Cruisingvärd ut på sitt pass. Vatten, snacks, regnponcho, informationsmaterial.
- Rekryteringsinformation ska delas på föreningens hemsida och sociala medier.
Bra:
- Ordningsvakterna hade god förflyttning med sina fyrhjulingar.
- Vaktchefens erfarenhet av uppdraget med god kontakt med polisen var positiv.
Reflektioner:
- Föreningen har som mål att involvera och förbereda mera för bättre styrning kommande år.
- Förhoppning finns även att kunna tydliggöra vinsterna med ambulerande vaktpar för att kunna sänka föreningens kostnader.
- Antalet med 20st ordningsvakter var oerhört överdrivet då täckningsområdet mer än väl täcktes upp med närvarande cruisingvärdar som vid behov kunde tillkalla ambulerande vaktpar.
- Sträckan kan absolut hanteras av 12 ordningsvakter på strategiska positioner varav 4st är rörliga på MC och det gäller även om besöksantalet skulle femdubblas.
Förbättringar och mål:
- Dialog med Polismyndigheten om detta kommer att diskuteras i samband med tillståndsansökan.
Bra:
- Engagerade medlemmar och supportrar med goda kontakter hjälpte till att säkerställa behovet av utbildad personal bemannade samtliga positioner till lördagen.
Reflektioner:
- Vissa i förväg medräknade trafikvakter saknade nödvändig utbildning, vilket skapade problem.
Förbättringar och mål:
- Föreningen tittar på att utbilda egna crusingvärdar till trafikvakter för att spara kostnader och säkerställa kompetens.
Bra:
- Fotografier av området i ett tidigt skede hjälpte planeringen.
- Positiv feedback från flera marknadsknallar.
Reflektioner:
- Problem med strömförsörjning och placeringar av knallar.
- Toaletter specifikt för knallarna saknades, vilket är ett lagkrav.
- (Löstes genom att låsa vissa av de utplacerade med kodlås)
Förbättringar och mål:
- Ansvarsfördelning för knalletoaletter tydliggörs till knalleansvarig.
- Utöka antalet knallplatser och säkerställa funktionella lösningar för placeringar.
Bra:
- Sponsorer bidrog med totalt 140,000:-.
- Ett externt företag kan anlitas för att stärka sponsringsarbetet men ju fler som bidrar desto mer sparar vi.
- Det finns redan sedan i somras en sida att hänvisa till https://varos.se/supporter/
Reflektioner:
- Det behövs ett mer tydligt ”erbjudande”
Förbättringar och mål:
- Sponsorteamet och marknadsföringsteamet ska samarbeta i symbios.
- Upprätta tydlig kommunikation med Summer Meet och befintliga sponsorer som Clas Brink.
Att hoppas på:
- Fickfoldrar distribuerades inte effektivt på grund av vädret och resursbrist.
Reflektioner:
- Annan typ av marknadsföringsmaterial längs infarter som tydliggör att det är Varos Cruising som arrangerar.
- Bättre banderoller på strategiska positioner.
Förbättringar och mål:
- Planscher på lyktstolpar likt valafischer skulle ha fungerat bättre än fickfoldrar.
- Dedikerad grupp för marknadsföring behövs. - Positioner är öppna för anmälan till styrelsen.
- Kalenderprojekt:
Initiativ för en 2025-kalender har tagits av en engagerad supporter och numera medlem där all avkastning går till föreningen och kan generera viss vinst. Beslut tas av styrelsen inom kort.
Beställ din pinup-kalender här: https://varos.se/kalender/
- Försäkringar:
Arrangörens ansvar för eventuella olyckor måste tydliggöras.
- Toaletter och sophantering:
Bättre rutiner för sophantering och strategisk placering av toaletter för funktionärer och besökare behövs.
Inkomster:
- Bidrag från Västerås Stad: +200,000:-
- Marknadsknallar: +300,000:-
- Sponsring (Summer Meet): +100,000:-
- Övriga sponsorer: +40,000:-
- Swish: +30,000:-
- Totalt: +670,000:-
Utgifter:
- Ordningsvakter (20 personer/dag): -250,000:-
- Cruisingvärdar (40 personer/dag): -80,000:-
- Trafikvakter (7personer/dag): -70,000:-
- El: -75,000:-
- Städning: -40,000:-
- Marknadsföring: -25,000:-
- Administration: -30,000:-
- Diverse material: -50,000:-
- Totalt: -620,000:-
Netto:
Förhoppningsvis ca 50,000:- beroende på hur slutgiltiga fakturor landar.
Försenade bidragsutbetalningar från kommunen har lett till att vissa leverantörer ännu inte fått betalt. Åtgärder är på gång, och bokföringen är i gott skick.
(Komplettering 2024-12-16: Bidrag från staden har anlänt och samtliga leverantörer som fakturerat har fått betalt!)
Som ekonomin ser ut är vi ändå benägna att göra en ansats,
För er som undrar vad som händer om Varos Cruising går i stöpet då så står det i stadgarna: https://varos.se/stadgar/
Orgnummer: 802545-2551
BG-Nummer: 482-7507
